Co zrobić gdy chcesz zmienić dostawcę usług w trakcie realizacji wdrożenia ERP?

W poprzednim artykule przedstawiłem Wam wskazówkę, kiedy będzie najkorzystniej przerwać współpracę w czasie realizacji projektu wdrożenia, gdy jesteście niezadowoleni z jakości prac dostawcy. Poniżej znajdziecie informacje, jak rozpocząć re-implementacje.

Cykl życia projektu reimplementacji zakłada wykonanie audytu w etapie pierwszym – przygotowawczym – przed ponownym rozpoczęciem etapu drugiego – realizacji projektu. Możemy wyróżnić trzy główne cele audytu:

1) Identyfikacja problemów oraz przyczyn ich wystąpienia w projekcie informatycznym, które były źródłem przerwania prac, powinna dotyczyć trójkąta zagadnień przedstawionych na rysunku.

Identyfikacja problemów oraz analiza przyczyn ich wystąpienia w ramach audytu powinna się odbywać w czterech płaszczyznach. Są to:

• płaszczyzna funkcjonalna projektu – określająca zgodność realizowanych funkcjonalności z wymaganiami zapisanymi w kontrakcie oraz dobrymi praktykami projektowymi w podobnych projektach;

• płaszczyzna organizacji projektu – określająca zgodność organizacji projektu (to jest: definicji celów projektowych, ról i odpowiedzialności członków grup projektowych, realistycznego harmonogramu, zarządzania projektem, zarządzania zmianami w projekcie, zarządzania ryzykiem itp.) z wymaganiami zapisanymi w kontrakcie oraz dobrymi praktykami projektowymi w podobnych projektach;

• płaszczyzna technologiczna projektu – określająca zgodność realizacji zadań technologicznych (to jest: instalacji i konfiguracji sprzętu informatycznego, systemów operacyjnych, relacyjnych baz danych, wykonywania zmian programistycznych itp.) z wymaganiami zapisanymi w kontrakcie oraz dobrymi praktykami projektowymi w podobnych projektach;

• płaszczyzna licencyjna projektu – określająca zgodność zakupionej licencji oprogramowania w zakresie jej zbioru funkcji możliwych do wykorzystania z wymaganiami zapisanymi w kontrakcie oraz dobrymi praktykami projektowymi w podobnych projektach.

Opracowanie rekomendacji związanej z realizacją etapu drugiego projektu reimplementacji polega w szczególności na:

• wskazaniu właściwej metodyki realizacji informatycznego przedsięwzięcia wdrożeniowego;

• opracowaniu realnego harmonogramu realizacji;

• opracowaniu szczegółowej definicji zakresu funkcjonalnego projektu;

• opracowaniu szczegółowej definicji zakresu technologicznego projektu;

• zaplanowaniu sposobu wykorzystania pozytywnie ocenionych rezultatów prac przerwanego przedsięwzięcia w celu obniżenia całkowitych kosztów;

• zarządzaniu ryzykiem projektowym.

Opcjonalnie można również opracować dokumentację dowodową wymaganą w procesie sądowym przeciwko pierwotnemu dostawcy.

Cztery główne płaszczyzny realizacji audytu

Analiza wykorzystania budżetu na zakup usług wdrożeniowych oraz licencji oprogramowania

2) Opracowanie rekomendacji związanych z realizacją reimplementacją.

W tabeli przedstawiono dwa najczęściej występujące scenariusze realizacji przedsięwzięcia reimplementacji systemu informatycznego. W scenariuszu pierwszym klient decyduje się na wybór jednego dostawcy, które najpierw wykona audyt, a następnie zrealizuje etap drugi projektu. W scenariuszu drugim klient decyduje się na wybór dwóch dostawców – pierwszego, który wykona audyt, i drugiego, który zrealizuje etap projektu. Istotnym uwarunkowaniem wyboru jednego z dwóch scenariuszy jest liczba dostępnych dostawców na rynku, którzy posiadają wiedzę i kompetencje w realizacji audytów tego typu oraz informatycznych przedsięwzięć wdrożeniowych.

Scenariusze przedsięwzięcia reimplementacji systemu informatycznego

Należy podkreślić, że tylko nieliczne firmy wdrażające systemy informatyczne wspomagające zarządzanie specjalizują się w projektach reimplementacyjnych i wypracowują pewne praktyki biznesowe, bazując na swoim dużym doświadczeniu, przewyższającym w tym zakresie w sposób znaczący inne firmy. Chcę podkreślić, że przedstawiona wiedza dotycząca reimplementacji informatycznych systemów wspomagających zarządzanie z wykorzystaniem outsourcingu jest unikalna.

3) Opcjonalnie opracowanie dokumentacji dowodowej wymaganej w procesie sądowym przeciwko pierwotnemu dostawcy.

W tym przypadku może pomóc ekspert, który ma doświadczenie jako biegły sądowy lub w ramach ścisłej współpracy pomiędzy radcą prawnym specjalizującym się w tej branży a konsultantem.

Jeżeli bylibyście, zainteresowani wiedzą w tym zakresie, zapraszam!