Twoja przeglądarka jest nieaktualna!

Zalecamy odświeżenie przeglądarki w celu poprawnego wyświetlenia strony.

Odśwież swoją przeglądarkę
Kontynuuj przeglądanie

Continia Expense Management studium przypadku

#Transformacja cyfrowa

2020 - 11 - 25
W dobie cyfrowej transformacji oraz obecnej sytuacji epidemicznej otaczająca nas rzeczywistość zmusza nas do korzystania z różnego rodzaju rozwiązań zapewniających ciągłość pracy bez względu na miejsce jej wykonywania.
Migracja do chmury czy korzystanie z różnego rodzaju add-onów zapewniających zwiększenie automatyzacji procesów są teraz bardzo często spotykanymi zjawiskami w kontekście pracy z różnego rodzaju systemami ERP w tym także z systemem Microsoft Dynamics 365 Business Central. System ten posiada wiele wbudowanych funkcjonalności (integracja z pocztą Outlook, usługami do predykcji i prognozowania Azure AI oraz Power BI), ale także dodatków, które wpływają na oszczędność czasu pracowników poprzez wspomnianą wcześniej automatyzację procesów. W jednym z poprzednich artykułów dr. Bartosz Wachnik opisał zastosowanie rozwiązania Document Capture. Natomiast dziś zajmę się kolejnym add-onem firmy Continia, jakim jest Expense Management.
Z łatwością możemy wyobrazić sobie sytuację gdzie firma zajmująca się sprzedażą akcesoriów gospodarstwa domowego, bardzo często wysyła swoich pracowników na delegacje zagraniczne. Dział sprzedaży liczy ponad 40 osób. Miesięcznie każdy pracownik realizuje ok. 10 wyjazdów służbowych. Pracownicy mogą podróżować swoim prywatnym samochodem, bądź innymi środkami transportu. Duży problem stanowi rozliczanie pracowników z wydatków poniesionych podczas delegacji. Pracownicy są zobowiązani dostarczyć do działu księgowego paragonów, rachunków czy kwitów parkingowych nabytych podczas podróży służbowych. Dokumenty te są często gubione, a delegacje źle rozliczane, przez co niezadowolenie pracowników z wyjazdu na wyjazd wzrasta.
W związku z panującymi problemami zarząd firmy zdecydował się na zakup dodatku do systemu ERP - Microsoft Dynamics NAV. Dodatek umożliwia digitalizację dokumentów kosztowych. Po jego wprowadzeniu znacznie wzrosło zadowolenie sprzedawców z rozliczania odbytych wyjazdów służbowych.


Continia Expense Management studium przypadku
Jakie korzyści daje wdrożenie rozwiązania Expense Management?
Główną zaletą rozwiązania Continia Expense Management jest dostępność na urządzeniach mobilnyc. Dedykowana aplikacja – Continia Expense Management dostępna jest w sklepach Google Play i App Store. Sprzedawca wyjeżdża na delegację, w czasie rzeczywistym wysyła zdjęcie nabytego paragonu do systemu, który jest w pełni zintegrowany z Dynamics Business Central / NAV. Dzięki tej funkcjonalności pracownik nie martwi się o tracenie czasu po powrocie do siedziby firmy na rozliczanie delegacji. Rejestrowanie wydatków poprzez aplikację odbywa się w kilku krokach. Użytkownicy pobierają aplikację na swój telefon, wybierają rodzaj wydatku, uzupełniają pola w formularzu (dowolnie konfigurowalnym), wykonują zdjęcie paragonu, a następnie wysyłają prośbę o akceptację. W aplikacji widoczny jest także status, na jakim jest dany dokument. Tak zarejestrowany dokument wysyłany jest bezpośrednio do systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central/NAV.


Drugą możliwością jest rejestracja dokumentów zakupu poprzez portal www – Expense Web Portal. Proces ten nie różni się wiele od procesu w aplikacji mobilnej, natomiast dotyczy dokumentów zakupu otrzymanych drogą mailową.
W obu przypadkach akceptacja dokumentu poprzez inne osoby może odbyć się poprzez portal – Continia Web Approval oraz bezpośrednio z systemu 365 Business Central/NAV. Wspomniany portal służy także do akceptacji faktur w rozwiązaniu Document Capture.
W dobie digitalizacji i coraz częstszemu wykonywaniu operacji bezgotówkowych pracownicy często korzystają z kart kredytowych lub telefonów. O ile wcześniej proces ten był bardzo skomplikowany, o tyle po wdrożeniu Continia Expense Management sprzedawcy nie mają z tym żadnego problemu. Rozwiązanie importuje dane dotyczące transakcji kartą i łączy deklarowane przez niego wydatki z zarejestrowanymi dokumentami zakupu. Dzięki Expense Management użytkownicy Dynamics 365 BC/NAV w danej firmie mają wgląd w całość wydatków jakie poniósł sprzedawca podczas podróży służbowej.
Inne korzyści, które zyskała firma po wprowadzeniu dodatku do Microsoft Dynamics 365 BC/ NAV:

- Szybkie i proste wyszukiwanie dokumentów w archiwum
- Automatyczne powiadomienia e-mail, jeśli dany pracownik nie przesłał potwierdzenia transakcji kartą kredytową
- Każdy w organizacji może zatwierdzać wydatki z poziomu NAV lub portalu Continia Approval Web Portal
- Rozliczanie podróży służbowych odbytych prywatnym samochodem pracownika – integracja z Google Maps, dzięki czemu możliwe jest wyznaczenie przebytej odległości.
- Obsługa wielu banków, których liczba stale rośnie
- Klasyfikacja wydatków do odpowiednich kategorii.
Continia Expense Management studium przypadku
Aleksandra Krupa

Aleksandra Krupa

Computer Cloud Specialist

Profil autora