ECM vs. DMS

Elektroniczny obieg dokumentów z roku na rok coraz bardziej zyskuje na znaczeniu. Na wprowadzenie takiego rozwiązania decydują się nie tylko duże firmy i korporacje, ale również mniejsze przedsiębiorstwa. Celem jego wdrożenia jest poprawa jakości pracy z dokumentami. Bez wątpienia jest to praktyczne i przyszłościowe rozwiązanie. Na rynku jest wiele dostępnych rozwiązań: CMS, DMS, ECM itp., ale co one dokładnie oznaczają, jakimi danymi zarządzają oraz jakie różnice są między tymi systemami? Przed wybraniem i implementacją danego systemu zarządzania treścią ważne jest, aby zrozumieć dane systemy i ich zakresy.

Co to jest DMS?

DMS, czyli Document Management System, to oprogramowanie przeznaczone do wydajnego przechowywania, modyfikacji i wyszukiwania dokumentów oraz obrazów.

Ten rodzaj oprogramowania do zarządzania dokumentami działa głównie z takimi plikami, jak:

• pliki tekstowe,

• arkusze kalkulacyjne, 

• obrazy,

• pliki PDF. 

Co to jest ECM?

Enterprise Content Management - czyli ECM. System ten ma możliwość zarządzania całą zawartością przedsiębiorstwa - w tym zawartością wewnętrzną i internetową. Ten rodzaj narzędzi służy do przechowywania, zarządzania, porządkowania i wyszukiwania treści:

• dokumentami, 

• treściami internetowymi, 

• zdjęciami,

• wiadomościami e-mail.

Różnice między ECM, a DMS

Terminy ECM i CMS nie są wymienne. Istnieje wiele różnic między systemami ze względu na ich skalowalność i możliwości.

Funkcjonalność:

Podstawową funkcjonalnością DMS jest przechowywanie, zarządzanie i śledzenie dokumentów elektronicznych w organizacji. 

ECM służy do przechowywania i przetwarzania dokumentacji treści oraz przepływu pracy w organizacji.

Zakres:

Podstawowa różnica, to taka, że DMS to oprogramowanie, natomiast ECM to zestaw narzędzi i procesów. ECM to szersza wersja DMS, tym samym oferuje więcej możliwości. 

Obsługiwane rodzaje treści:

DMS jest używany głównie do przejścia na technologię cyfrową i wychodzenia z papierowych wersji dokumentów. ECM idzie o krok do przodu, zarządzając danymi i przetwarzając je zarówno w trybie offline, jak i w Internecie.

Oba systemy, ECM i DMS, są rozwiązaniami na poziomie przedsiębiorstwa, które pomagają skrócić czas przetwarzania, zwiększyć wydajność, zminimalizować koszty.

Wybór odpowiedniego rozwiązania dla Twojej organizacji zależy od Twoich wymagań.