Rozszerzenie funkcjonalności RODO dla Dynamics 365 Business Central/ NAV

5 maja 2018 roku weszła w życie regulacja Unii Europejskiej o nazwie GDPR (General Data Protection Regulation), od tego czasu obowiązuje ona we wszystkich krajach członkowskich.

Mowa tutaj o Polskiej ustawie RODO, która dotyczy ochrony danych osobowych. Dane te są gromadzone i przetwarzane przez organizacje działające na terenie UE. Regulacja dotyczy każdego podmiotu przetwarzającego dane osobowe, od działalności jednoosobowych aż po duże międzynarodowe korporacje. Dane osobowe to wszystkie dane, którymi jesteśmy w stanie bezpośrednio powiązać dane z ich właścicielami. Za niezastosowanie się do ustawy lub nieprzestrzeganie jej wymagań grozi kara, której najwyższa wysokość wynosi 20 mln EUR lub 4% globalnych obrotów firmy.
Niewątpliwe jest, że konsekwencje wprowadzenia ustawy widoczne są w każdym obszarze życia zarówno prywatnego, jak i służbowego. Firmy musiały dostosować się do warunków ustawy w każdym obszarze biznesowym, czego konsekwencją często były zmiany pewnych procesów biznesowych, wprowadzenie anonimizacji danych, czy zatrudnienia Inspektorów Ochrony Danych Osobowych. Co więcej, należy również wprowadzić pewne zmiany w dotychczas używanych przez firmy systemach informatycznych.

Jak z obostrzeniami narzuconymi przez ustawę GDPR/RODO można poradzić sobie w systemie ERP? 

W Microsoft Dynamics 365 Business Central możemy depersonalizować bazy danych zgodnie z wymogami określonymi w RODO oraz zarządzać zapytaniami o dane osobowe od osób fizycznych. To wszystko możliwe jest dzięki rozszerzeniu standardowej funkcjonalności RODO dla Dynamics 365 BC/ NAV, która jest odpowiedzią na bolączki związane z przepisami ustawy RODO.

Głównymi funkcjonalnościami rozszerzenia standardowej funkcjonalności RODO dla Dynamics 365BC/NAV są:

W związku z ustawą GDPR podmioty wewnętrzne i zewnętrzne mogą prosić o usunięcie, pozyskanie lub edycję swoich danych osobowych w bazach danych firm. Dlatego ważne jest sprawne i szybkie rozpatrywanie takich zgłoszeń i odpowiedź na nie. Rozszerzenie standardowej funkcjonalności  umożliwia usuwanie, eksportowanie lub zmianę danych osobowych w szybki i łatwy sposób w bazie danych  Dynamics NAV/365 Business Central. Po otrzymaniu od osoby fizycznej wniosku o uzyskanie danych osobowych z systemu administratorzy Dynamics 365 BC/NAV mogą  zidentyfikować dane osobowe, ułatwiając w ten sposób zlokalizowanie danych osobowych, w celu udzielenia odpowiedzi na wniosek od osoby, której dane dotyczą. Po zidentyfikowaniu i zlokalizowaniu danych osobowych w Dynamics 365 BC/NAV można je wyeksportować do pliku Excel. Za pomocą programu Excel można edytować dane osobowe, które zostaną uwzględnione w żądaniu, i zapisywać dane w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu, takim jak .csv lub .xml. Dynamics NAV/ 365 BC oferuje kilka metod korygowania niedokładnych lub niekompletnych danych osobowych oraz usuwania danych osobowych

Bardzo ciekawą opcją jest także możliwość podglądu historii zmian, dzięki czemu możliwy jest wgląd we wszystkie dokonane zmiany danych osobowych. Zgodnie z RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo ograniczyć przetwarzanie swoich danych osobowych. Kiedy administrator Microsoft Dynamics 365 BC/ NAV otrzyma takie żądanie od osoby, której dane dotyczą, może oznaczyć jej zapis jako zablokowany ze względu na prywatność. Dynamics 365 BC /NAV przerwie przetwarzanie danych osobowych tej osoby, której dane dotyczą. Gdy rekord jest oznaczony jako zablokowany, nie można tworzyć nowych transakcji, które używają tego rekordu. Na przykład nie można utworzyć nowej faktury dla danego  klienta.

Rozszerzenie standardowej funkcjonalności RODO jest kompatybilne ze wszystkimi wersjami Dynamics NAV/Business Central.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozszerzenia standardowej funkcjonalności RODO dla Dynamics 365 Business Central/ NAV i jak to rozwiązanie może wesprzeć Twój biznes, skontaktuj się ze nami.