Automatyzacja obsługi e-faktur KSEF

OpenText Active Invoices with Compliance
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która umożliwia podatnikom wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, jak również ich przechowywanie oraz oznaczenie numerem identyfikującym przydzielonym przez system. OpenText Active Invoices with Compliance może być produktem komplementarnym wobec systemów Microsoft Dynamics 365. Polecamy integrację z Krajowym Systemem e-Faktur za pomocą rozwiązania firmy OpenText grupom klientów, którzy: 
  • Korzystają z niewspieranych wersji Business Central lub Dynamics Nav i nie posiadają aktualnej lokalizacji, która zawierałaby integrację KSEF,
  • Pracują na bazach międzynarodowych, 
  • Posiadają system Business Central / Dynamics Nav współpracujący z innymi zewnętrznymi systemami do fakturowania. 
OpenText Active Invoices with Compliance to rozwiązanie do obsługi faktur elektronicznych, które jest oferowane w ramach rodziny produktów OpenText Business Network. Rozwiązanie jest dostarczane w modelu usługowym (Software as a Service / Managed Service). OpenText Active Invoices with Compliance jest w pełni zintegrowane z platformą KSeF (poprzez zdefiniowane API) i umożliwia pełną automatyzację procesowania faktur strukturalnych. 


Obejrzyj webinar
Skontaktuj się z nami
Automatyzacja obsługi e-faktur KSEF
Automatyzacja Wysyłki i Odbioru faktur elektronicznych
Automatyzacja Wysyłki i Odbioru faktur elektronicznych
  • Integracja z systemami wewnętrznymi Klienta
  • Walidacje techniczne i biznesowe (dla faktur sprzedażowych i zakupowych)
  • Mapowanie do/z formatu KSeF (FA XML)
  • Integracja z platformą KSeF (via API) – odczyt/zapis faktur oraz poświadczeń
Autoryzacja KSeF
Autoryzacja KSeF

Realizowana zgodnie z metodami zdefiniowanymi przez KSeF (Token) Statusy, UPO, numer KSeF Obsługa statusów, UPO oraz Numeru faktury w KSeF (w tym zwrotne przekazywanie danych do systemów źródłowych Klienta)

Archiwizacja danych oraz kontrole organów zewnętrznych
Archiwizacja danych oraz kontrole organów zewnętrznych
  • Faktury elektroniczne są archiwizowane przez OpenText przez wymagany okres (zgodnie z obowiązującymi przepisami)
  • Dostęp do Faktur elektronicznych dla upoważnionych użytkowników oraz organów kontroli, dostęp zarządzany przez klienta
Transmisja e-Faktur
Transmisja e-Faktur

Faktury elektroniczne są odczytywane i zapisywane dla Klientów w Platformie KSeF. Równocześnie istnieje w OpenText możliwość wymiany Faktur elektronicznych z Partnerami Biznesowych równoległym kanałem do KSeF (np. komunikacja z zagranicznym kontrahentem)

  • Bezpieczne protokoły EDI, takie jak VAN, sFTP/FTP, AS2, VPN
  • Sieć PEPPOL
  • E-mail
  • Portal

Zapewnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści
Zapewnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści

Gwarantuje autentyczność pochodzenia (eFaktura pochodzi ze zdefiniowanego źródła) i integralność treści (eFaktura nie została zmieniona przez cykl życia dokumentu) poprzez zastosowanie podpisów cyfrowych / pieczęci elektronicznych, komunikacji EDI albo reguł biznesowych (zgodnie ze specyfiką lokalnego kraju).


Dlaczego warto wybrać Automatyzacja obsługi e-faktur KSEF?

Pełna automatyzacja obsługi faktur (sprzedażowych i zakupowych) oraz komunikacja z KSeF

Pełna automatyzacja obsługi faktur (sprzedażowych i zakupowych) oraz komunikacja z KSeF

Rozwiązanie wspiera wymagania prawne nie tylko w Polsce, ale także już w ponad 45 krajach

Rozwiązanie wspiera wymagania prawne nie tylko w Polsce, ale także już w ponad 45 krajach

Rozwiązanie umożliwia także dystrybucję faktur do partnerów biznesowych – EDI, PDF, etc.

Rozwiązanie umożliwia także dystrybucję faktur do partnerów biznesowych – EDI, PDF, etc.

OpenText w ramach dostarczonej usługi zapewnia translacje do/z różnych formatów, tzn. plik wyeksportowany z systemu NAV/BC lub innego systemu fakturowania może mieć dowolną strukturę, ma to być dowolny plik strukturalny np. xml, cxml, który w chmurze OpenText zostanie przekształcony na plik xml zgodny z aktualną schemą KSeF

OpenText w ramach dostarczonej usługi zapewnia translacje do/z różnych formatów, tzn. plik wyeksportowany z systemu NAV/BC lub innego systemu fakturowania może mieć dowolną strukturę, ma to być dowolny plik strukturalny np. xml, cxml, który w chmurze OpenText zostanie przekształcony na plik xml zgodny z aktualną schemą KSeF

Platforma OpenText może współpracować i integrować się z wieloma, różnymi systami ERP, systemami fakturowania klienta, klient nie musi obawiać się zmian swoich systemów ani ich upgradów

Platforma OpenText może współpracować i integrować się z wieloma, różnymi systami ERP, systemami fakturowania klienta, klient nie musi obawiać się zmian swoich systemów ani ich upgradów

OpenText zapewnia aktualizację do obowiązującej wersji schemy KSeF, informuje ewentualnie klienta o wymaganym dostosowaniu po stronie jego systemów ERP i systemów fakturowania, jeśli np. w danej wersji systemu nie ma pola, które jest obligatoryjne w schemie KSeF, bo wersja systemu nie jest już wspierana

OpenText zapewnia aktualizację do obowiązującej wersji schemy KSeF, informuje ewentualnie klienta o wymaganym dostosowaniu po stronie jego systemów ERP i systemów fakturowania, jeśli np. w danej wersji systemu nie ma pola, które jest obligatoryjne w schemie KSeF, bo wersja systemu nie jest już wspierana

OpenText zapewnia import faktur zakupu i faktur korygujących zakupu, co jest obecnie fakultatywne w świetle prawa i dostawcy polskiej lokalizacji systemów ERP nie mają obowiązku zapewnienia importu faktur z KSeF

OpenText zapewnia import faktur zakupu i faktur korygujących zakupu, co jest obecnie fakultatywne w świetle prawa i dostawcy polskiej lokalizacji systemów ERP nie mają obowiązku zapewnienia importu faktur z KSeF

OpenText ma zastosowanie do starszych niewspieranych wersji systemów ERP, systemów fakturowania oraz do rozwiązań, także korporacji międzynarodowych, gdzie w jednej bazie danych jest wiele lokalizacji, lub lokalizacja polska nie jest kompletna,

OpenText ma zastosowanie do starszych niewspieranych wersji systemów ERP, systemów fakturowania oraz do rozwiązań, także korporacji międzynarodowych, gdzie w jednej bazie danych jest wiele lokalizacji, lub lokalizacja polska nie jest kompletna,

OpenText zapewnia wysokiej jakości bezpieczeństwo danych

OpenText zapewnia wysokiej jakości bezpieczeństwo danych

Rozwiązanie dla KSeF można połączyć z innymi usługami wymiany danych i dokumentów, przeorganizować obieg danych i dokumentów, wprowadzić całkowity elektroniczny obieg dokumentów wewnątrz organizacji i pomiędzy organizacją a podmiotami zewnętrznymi.

Rozwiązanie dla KSeF można połączyć z innymi usługami wymiany danych i dokumentów, przeorganizować obieg danych i dokumentów, wprowadzić całkowity elektroniczny obieg dokumentów wewnątrz organizacji i pomiędzy organizacją a podmiotami zewnętrznymi.

Często zadawane pytania

1. Wiele mówi się o cyber-bezpieczeństwie. Jak zapewniają Państwo ochronę danych w chmurze OpenText?

OpenText zapewnia bezpieczne podstawy do transformacji cyfrowej  oraz elektronicznej wymiany dokumentów - OpenText Cloud, certyfikaty ISO, HIPAA, zgodność z GDPR, redundantna architektura, PCI.

2. Jakie jest doświadczenie Open Text w wymianie danych do platform rządowych?
  • Na świecie istnieją różne standardy przesyłania e-faktur, jak i różne regulacje podatku VAT. OpenText jako firma międzynarodowa ma doświadczenie w zakresie e-fakturowania w wielu krajach Europy i świata, np. USA, Kanada, Meksyk, Francja, Irlandia, Wielka Brytania, Niemcy, Finlandia.
  • OpenText, jako wiodący operator EDI i e-faktury na całym świecie, monitoruje zmiany prawne i zapewnia zgodność swoich produktów oraz usług z wymogami lokalnego prawa już w ponad 45 krajach.
  • Rozwiązanie OpenText pomaga organizacjom stosować się do rządowych zarządzeń dotyczących e-fakturowania poprzez:
  • Integrację z rządowymi portalami, takimi jak KSeF w Polsce, SDI we Włoszech, SAT w Meksyku czy Chorus Pro we Francji,
  • Konwersję plików na rządowe formaty / z rządowych formatów (np. KSeF XML, eFattura czy PEPPOL BIS).
3. Jakie wsparcie zapewni nam usługa w modelu BC-OpenText w sytuacji, jeśli mamy kilka systemów fakturowania i jednocześnie planujemy zmianę jednego z nich oraz upgrade jednego z nich?

W ramach współpracy z OpenText zapewniamy klientom zgodność plików z aktualną schemą KSeF. W ramach bieżącej umowy SLA odpowiedzialność za dostosowanie do obowiązującej schemy KSeF spoczywa na OpenText. Oznacza to, że jeśli zmiany nastąpią po stronie systemów klienta, OpenText dostosuje plik strukturalny otrzymany od klienta do aktualnej schemy KSeF. Podsumowując zmiany systemów ERP lub upgrady systemów nie stanowią przeszkody do stosowania rozwiązania OpenText. Wspomniane zmiany mogą jedynie ewentualnie wymagać dostosowania co do pól obligatoryjnych.

4. Czy są jakieś limity ilości wysyłanych faktur sprzedaży i faktur korygujących sprzedaży, albo przerwy techniczne w OpenText?

Rozwiązanie OpenText Business Network to stabilna i skalowalna platforma obsługująca obecnie ponad 35 000 Klientów podłączonych do 1 mln partnerów biznesowych, procesuje co roku ponad 33 mld B2B transakcji oraz 2 mld faxów oraz oferuje SLA  na poziomie 99,5%. Platforma jest przygotowana na procesowanie dużych wolumenów dokumentów w niemal rzeczywistym czasie. W celu zachowania wysokiej jakości usługi, przerwy techniczne są przeprowadzane cyklicznie w ustalonych terminach tak aby w jak najmniejszy sposób zakłócać procesy biznesowe klientów.

5. Jaka jest procedura dostosowania się do zmiany schemy pliku KSeF?

OpenText przekształca pliki otrzymywane z NAV, BC lub systemów fakturowania klienta do aktualnej schemy KSeF. Jeśli ogłoszona będzie zmiana wersji schemy KSeF, wówczas OpenText dostosowuje swoje rozwiązanie do nowego standardu KSeF. W sytuacji braku wymaganych danych w plikach źródłowych, klient otrzymuje taką informację celem dostosowania eksportu danych do pliku strukturalnego.

6. Co dzieje się w sytuacji, gdy jedna faktura w paczce wysyłanej do KSeF jest błędna?

Błąd jednej faktury nie powoduje blokady wysyłki pozostałych faktur do KSeF. Chmura OpenText przesyła użytkownikowi komunikat błędu. Mogą to być błędy techniczne, strukturalne, ale nie merytoryczne. Użytkownik po poprawieniu błędu może ponownie wysłać fakturę. OpenText nie sprawdza merytorycznie zawartości plików, sprawdza jedynie poprawność logiczną. Warto przy okazji zaznaczyć, że obecnie KSeF nie ma walidacji pól, czyli nie są one weryfikowane merytorycznie np. z danymi GUS, CEiDG.

7. Czy jest możliwa sytuacja, że faktura została zaczytana do KSeF a nie uzyskała ID? Czy można powtórnie pobrać UPO i KSeF ID?

KSeF po otrzymaniu faktury przeprowadza walidację (zgodność ze schemą), może zatem się zdarzyć, że faktura została dostarczona do KSeF, ale nie została przez KSeF zaakceptowana, a co za tym idzie taka faktura nie uzyska KSeF ID.

8. Jeśli wystąpi awaria KSeF lub przerwa planowana to dokumenty do wysyłki do KSeF czekają w chmurze OpenText?

Tak, w przypadku niedostępności KSeF dokumenty są kolejkowane i przesyłane do KSeF niezwłocznie po przywróceniu dostępności KSeF.

9. Jakie dodatkowe usługi można zrealizować wybierając model BC-OpenText?

Wybierając OpenText można zrealizować usługi z obszarów ECM (system zarządzania treścią przedsiębiorstwa), CCM (zarządzanie kontaktem z klientem), DAM (zarządzanie zasobami cyfrowymi), a także, w oparciu o OpenText Business Network wymieniać się z partnerami biznesowymi innymi transakcjami elektronicznymi (np. zamówienia, awiza wysyłki, itd.)

10. Czy OpenText może dodawać do faktur jakieś dane według ustalonej reguły?

W OpenText możliwy jest enrichment danych w dokumentach, który jest realizowany w oparciu o słowniki zdefiniowane przez klienta. Enrichment może dotyczyć zarówno dokumentów sprzedażowych jak i zakupowych.

11. Czy faktury z metodą płatności split payment są obsługiwane?

Proponowany model procesuje każdy typ faktury jaki ma być przekazany do KSeF albo pobrany z KSeF, przy czym procesy biznesowe, czy księgowe, które są obsługiwane w oparciu o te dokumenty są realizowane w systemach wewnętrznych klienta.

12. Czy po zmianie schemy KSeF można jeszcze dosyłać faktury w starej schemie KSeF? Na przykład, przesyłamy ponownie fakturę z datą wystawienia z poprzedniego dnia, ale dziś obowiązuje nowa wersja schemy KSeF, inna niż poprzedniego dnia?

Technicznie po stronie OpenText jest to możliwe. Natomiast jeżeli będzie okres przejściowy, to prawdopodobnie KSeF przyjmie taki dokument. Z kolei, jeżeli będzie termin bez okresu przejściowego na uruchomienie nowej schemy, to najprawdopodobniej taki dokument zostanie odrzucony przez KSeF.

13. Czy usługa OpenText może też wysyłać nasze faktury sprzedaży do naszych klientów?

Rozwiązanie OpenText Business Network umożliwia m.in dystrybucję faktur do klientów za pomocą:

  • bezpiecznych protokołów EDI takie jak VAN, sFTP/VPN, AS2, VPN,
  • via emial  w formacie PDF,
  • bezpiecznych email za pośrednictwem portalu WWW z dowodem dostarczenia/odbioru,
  • sieci PEPPOL.

W przypadku integracji z KSeF, proces wysyłki faktury sprzedażowej do Klienta odbywa się po utrzymaniu statusu (UPO) z platformy KSeF potwierdzającego, że faktura została poprawnie przetworzona. Proces ten jest w pełni automatyzowany.

Powyższa funkcjonalność może mieć takze zastosowanie dla partnerów biznesowych, którzy nie są objęci obowiązkiem uruchomienia komunikacji eFaktur przez KSeF i nie mogą pobrać faktury bezpośrednio z platformy (np. zagraniczni dostawcy).

14. Czy wymagane są modyfikacje programistyczne po stronie NAV lub BC aby zastosować model NAV – OpenText lub BC-OpenText?

W niewspieranych przez Microsoft wersjach NAV i BC należy dodać do obiektów pola, które są obligatoryjne w KSeF oraz utworzyć obiekty wymagane do eksportu danych do pliku strukturalnego. W wersjach wspieranych BC, eksport faktur sprzedaży i faktur korygujących sprzedaży będzie elementem polskiej lokalizacji systemu. Należy zauważyć, że import faktur zakupu i faktur korygujących zakupu nie jest wymagany prawem, zatem nie musi być dostarczony w ramach polskiej lokalizacji systemu.

KSeF nie wprowadza obowiązku odbierania faktur z KSeF, ale dostarczenie faktury do Odbiorcy to moment wygenerowania UPO. Dlatego Klienci rozważając wdrożenie KSeF uruchamiają projekt dla strony sprzedażowej i zakupowej.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Skontaktuj się z nami.

Poproś o wycenę