Automatyzacja obsługi e-faktur KSEF

OpenText zapewnia bezpieczne podstawy do transformacji cyfrowej  oraz elektronicznej wymiany dokumentów - OpenText Cloud, certyfikaty ISO, HIPAA, zgodność z GDPR, redundantna architektura, PCI.

• Na świecie istnieją różne standardy przesyłania e-faktur, jak i różne regulacje podatku VAT. OpenText jako firma międzynarodowa ma doświadczenie w zakresie e-fakturowania w wielu krajach Europy i świata, np. USA, Kanada, Meksyk, Francja, Irlandia, Wielka Brytania, Niemcy, Finlandia.
• OpenText, jako wiodący operator EDI i e-faktury na całym świecie, monitoruje zmiany prawne i zapewnia zgodność swoich produktów oraz usług z wymogami lokalnego prawa już w ponad 45 krajach.
• Rozwiązanie OpenText pomaga organizacjom stosować się do rządowych zarządzeń dotyczących e-fakturowania poprzez:
• Integrację z rządowymi portalami, takimi jak KSeF w Polsce, SDI we Włoszech, SAT w Meksyku czy Chorus Pro we Francji,
• Konwersję plików na rządowe formaty / z rządowych formatów (np. KSeF XML, eFattura czy PEPPOL BIS).

W ramach współpracy z OpenText zapewniamy klientom zgodność plików z aktualną schemą KSeF. W ramach bieżącej umowy SLA odpowiedzialność za dostosowanie do obowiązującej schemy KSeF spoczywa na OpenText. Oznacza to, że jeśli zmiany nastąpią po stronie systemów klienta, OpenText dostosuje plik strukturalny otrzymany od klienta do aktualnej schemy KSeF. Podsumowując zmiany systemów ERP lub upgrady systemów nie stanowią przeszkody do stosowania rozwiązania OpenText. Wspomniane zmiany mogą jedynie ewentualnie wymagać dostosowania co do pól obligatoryjnych.

Rozwiązanie OpenText Business Network to stabilna i skalowalna platforma obsługująca obecnie ponad 35 000 Klientów podłączonych do 1 mln partnerów biznesowych, procesuje co roku ponad 33 mld B2B transakcji oraz 2 mld faxów oraz oferuje SLA  na poziomie 99,5%. Platforma jest przygotowana na procesowanie dużych wolumenów dokumentów w niemal rzeczywistym czasie. W celu zachowania wysokiej jakości usługi, przerwy techniczne są przeprowadzane cyklicznie w ustalonych terminach tak aby w jak najmniejszy sposób zakłócać procesy biznesowe klientów.

OpenText przekształca pliki otrzymywane z NAV, BC lub systemów fakturowania klienta do aktualnej schemy KSeF. Jeśli ogłoszona będzie zmiana wersji schemy KSeF, wówczas OpenText dostosowuje swoje rozwiązanie do nowego standardu KSeF. W sytuacji braku wymaganych danych w plikach źródłowych, klient otrzymuje taką informację celem dostosowania eksportu danych do pliku strukturalnego.

Błąd jednej faktury nie powoduje blokady wysyłki pozostałych faktur do KSeF. Chmura OpenText przesyła użytkownikowi komunikat błędu. Mogą to być błędy techniczne, strukturalne, ale nie merytoryczne. Użytkownik po poprawieniu błędu może ponownie wysłać fakturę. OpenText nie sprawdza merytorycznie zawartości plików, sprawdza jedynie poprawność logiczną. Warto przy okazji zaznaczyć, że obecnie KSeF nie ma walidacji pól, czyli nie są one weryfikowane merytorycznie np. z danymi GUS, CEiDG.

KSeF po otrzymaniu faktury przeprowadza walidację (zgodność ze schemą), może zatem się zdarzyć, że faktura została dostarczona do KSeF, ale nie została przez KSeF zaakceptowana, a co za tym idzie taka faktura nie uzyska KSeF ID.

Tak, w przypadku niedostępności KSeF dokumenty są kolejkowane i przesyłane do KSeF niezwłocznie po przywróceniu dostępności KSeF.

Wybierając OpenText można zrealizować usługi z obszarów ECM (system zarządzania treścią przedsiębiorstwa), CCM (zarządzanie kontaktem z klientem), DAM (zarządzanie zasobami cyfrowymi), a także, w oparciu o OpenText Business Network wymieniać się z partnerami biznesowymi innymi transakcjami elektronicznymi (np. zamówienia, awiza wysyłki, itd.)

W OpenText możliwy jest enrichment danych w dokumentach, który jest realizowany w oparciu o słowniki zdefiniowane przez klienta. Enrichment może dotyczyć zarówno dokumentów sprzedażowych jak i zakupowych.

Proponowany model procesuje każdy typ faktury jaki ma być przekazany do KSeF albo pobrany z KSeF, przy czym procesy biznesowe, czy księgowe, które są obsługiwane w oparciu o te dokumenty są realizowane w systemach wewnętrznych klienta.

Technicznie po stronie OpenText jest to możliwe. Natomiast jeżeli będzie okres przejściowy, to prawdopodobnie KSeF przyjmie taki dokument. Z kolei, jeżeli będzie termin bez okresu przejściowego na uruchomienie nowej schemy, to najprawdopodobniej taki dokument zostanie odrzucony przez KSeF.

Rozwiązanie OpenText Business Network umożliwia m.in dystrybucję faktur do klientów za pomocą:

• bezpiecznych protokołów EDI takie jak VAN, sFTP/VPN, AS2, VPN,
• via emial  w formacie PDF,
• bezpiecznych email za pośrednictwem portalu WWW z dowodem dostarczenia/odbioru,
• sieci PEPPOL.

W przypadku integracji z KSeF, proces wysyłki faktury sprzedażowej do Klienta odbywa się po utrzymaniu statusu (UPO) z platformy KSeF potwierdzającego, że faktura została poprawnie przetworzona. Proces ten jest w pełni automatyzowany.

Powyższa funkcjonalność może mieć takze zastosowanie dla partnerów biznesowych, którzy nie są objęci obowiązkiem uruchomienia komunikacji eFaktur przez KSeF i nie mogą pobrać faktury bezpośrednio z platformy (np. zagraniczni dostawcy).

W niewspieranych przez Microsoft wersjach NAV i BC należy dodać do obiektów pola, które są obligatoryjne w KSeF oraz utworzyć obiekty wymagane do eksportu danych do pliku strukturalnego. W wersjach wspieranych BC, eksport faktur sprzedaży i faktur korygujących sprzedaży będzie elementem polskiej lokalizacji systemu. Należy zauważyć, że import faktur zakupu i faktur korygujących zakupu nie jest wymagany prawem, zatem nie musi być dostarczony w ramach polskiej lokalizacji systemu.

KSeF nie wprowadza obowiązku odbierania faktur z KSeF, ale dostarczenie faktury do Odbiorcy to moment wygenerowania UPO. Dlatego Klienci rozważając wdrożenie KSeF uruchamiają projekt dla strony sprzedażowej i zakupowej.